Se acerca el fin de año y los departamentos de recursos humanos empiezan a preguntarse qué hacer para la despedida de año. Estos son algunos consejos para tener en cuenta a la hora de planificar el evento:
* Definir el presupuesto para la actividad
Antes de iniciar con la planificación del evento es importante revisar con qué dinero se cuenta para la realización de este, ya que esto determinará los siguientes pasos.
* Elegir el día y la hora
Para agendar el evento de fin de año, es importante definir un día, preferiblemente entre semana, ya que los fines de semana los empleados prefieren estar con sus familias o dedicarse a otras actividades. El día ideal para esta actividad es el viernes. También es necesario establecer si es de día o de noche y elegir una hora adecuada para el desarrollo de las actividades.
* Contratar expertos en el tema
Actualmente hay empresas especializadas que pueden asesorar a los directores de recursos humanos en la organización del evento y encargarse del desarrollo de este.
* Definir regalos corporativos, premios y/o concursos
Los regalos, premios y concursos incentivan la participación de los empleados en el evento. Es importante seleccionar regalos y premios atractivos para los invitados. Si habrá concursos, planear la actividad con anterioridad.
* Definir el lugar y transporte
Elegir un lugar que tenga la capacidad y seguridad necesaria para los empleados, y que sea de fácil acceso. Así mismo, es importante prever un medio de transporte que se encargue de recoger y llevar nuevamente al lugar de encuentro a los invitados. Si hay empleados que desean irse en vehículo propio, es indispensable dar todas las indicaciones del lugar y ver la disposición de parqueadero.
* Escoger un tema para el evento
Las fiestas temáticas son una buena opción para el desarrollo de eventos empresariales, y generan más empatía con los empleados. El tema del evento se puede elegir de acuerdo a tendencias actuales o temas de interés general como celebraciones especiales, valores, lugares emblemáticos, personajes, modas, etc.
* Definir el menú
A la hora de escoger la comida, es necesario contar mínimo con tres menús, ya que puede haber personas que no consumen ciertos alimentos o en tal caso son vegetarianas.
* Concientización sobre el consumo de alcohol
Si en el evento habrá consumo de alcohol, es importante dar ciertas recomendaciones a los empleados sobre el consumo moderado de este antes del evento.
* Hacer invitación formal a los empleados
Disponer de los medios de comunicación internos para hacer la invitación formal a los empleados y solicitar confirmación de asistencia. Esta puede hacerse a través de correo electrónico, redes sociales empresariales, cartelera corporativa o tarjetas de invitación.